Gæðastjórnunarkerfi í byggingariðnaði: skref fyrir skref

Samkvæmt lögum þurfa allir hönnuðir, byggingarstjórar og iðnmeistarar að notast við gæðastjórnunarkerfi sem uppfyllir kröfur byggingarreglugerðar. Markmiðið með þessu er að tryggja að framkvæmd fylgi lögum og reglum, draga úr mistökum og skrá mikilvægar upplýsingar um verkið.

Smærri og meðalstór fyrirtæki eru yfirleitt ekki með sérstakan gæðastjóra en geta hins vegar uppfyllt allar kröfur með því að koma sér upp einföldu en skilvirku gæðakerfi.

Í þessum leiðbeiningum förum við yfir hvernig þú getur hafist handa við gæðastjórn skref fyrir skref. Eftir lestur ættir þú að vita allt sem þarf til að geta komið þér upp gæðakerfi.

1. Kynntu þér kröfurnar fyrir þitt hlutverk

HMS gefur út leiðbeiningar fyrir hönnuði, hönnunarstjóra, byggingarstjóra og iðnmeistara. Kröfurnar eru að miklu leyti þær sömu en áherslurnar breytast eftir ábyrgð hvers fagaðila og þeim gögnum sem hann þarf að skrá og varðveita.

Byggingarstjóri ber ábyrgð á innleiðingu og rekstri síns kerfis. Fagaðili getur fallið undir gæðakerfi fyrirtækis sem hann starfar fyrir. Það þarf hins vegar að tilkynna það til HMS, rétt eins og þegar tekið er upp nýtt kerfi. Það er gert í gegnum „Mínar síður“ hjá HMS.

2. Smíða kerfi eða kaupa kerfi?

Þú getur smíðað eigin gæðakerfi. Kröfur um hvað þarf að vera til staðar er að finna í byggingarreglugerð og efni frá HMS. Yfirleitt er þá notast við möppur í tölvu eða skýi eins og Google Drive til þess að geyma gögnin og Excel, Word og önnur forrit til þess að uppfæra.

Við gerð gæðakerfis þarf að kortleggja ferla, semja gæðahandbók, útbúa gátlista og ákveða hvar þú vistar gögn. Þá þarf að undirbúa skjalaskoðun hjá skoðunarstofu en þær stofur sem sjá um að skoða gæðakerfi fyrir HMS eru Frumherji hf., BSI á Íslandi og Vottun hf..

Tilbúið kerfi til að spara tíma

Ef þú vilt komast sem fyrst af stað er í boði að kaupa tilbúið gæðakerfi á borð við Fenra.

Ef þú vilt gera sem minnst sjálfur er tilbúið kerfi besti valkosturinn. Í tilfelli Fenra tökum við fund, setjum kerfið upp fyrir þína starfsemi og kennum þér og starfsfólkinu á það. Það þarf enga tæknikunnáttu til þess að læra á Fenra og enga forritun.

Fenra hefur þegar fengið samþykki skoðunarstofanna og við vinnum að því að halda kerfinu alltaf uppfærðu fyrir þig. Ef eitthvað skyldi breytast, t.d. í byggingarreglugerð, uppfærum við kerfið fyrir þig að kostnaðarlausu.

Innleiðingin tekur innan við tvær vikur. Þú berð áfram faglega ábyrgð á vinnunni og skráningunum. Við tökum að okkur uppsetninguna og kennsluna svo þú getir notað tímann í að vinna.

3. Settu réttu gögnin í kerfið

Ef ákveðið er að fara eigin leið og smíða kerfi þarftu að setja kerfið upp eftir starfseminni. Gæðakerfi byggingarstjóra þarf meðal annars að halda utan um:

• starfsleyfi, hæfni og endurmenntun
• áætlun um innra eftirlit, niðurstöður og úrbætur
• móttekin hönnunargögn og útgáfur þeirra
• samskipti við byggingaryfirvöld og aðra eftirlitsaðila
• iðnmeistara, ábyrgðaryfirlýsingar og áfangaúttektir
• athugasemdir, ákvarðanir, lokaúttekt og handbók mannvirkis

Þú þarft einnig að skrá hvar þú vistar rafræn gögn og hvernig þú tekur afrit. Veldu skipulag sem þú getur notað á verkstað. Þú uppfyllir ekki tilganginn með flóknu kerfi sem enginn notar. Hægt er að lesa meira á byggingarreglugerd.is.

Skráðu núverandi verkferla áður en þú bætir við nýjum. Byrjaðu á vinnulagi við úttektir, móttöku teikninga, frávik og samskipti. Lagaðu síðan ferlana að kröfum HMS.

4. Sæktu um skráningu hjá HMS

Þegar kerfið er tilbúið sækir þú um skjalaskoðun hjá einni af faggildu skoðunarstofunum. Síðan sendir þú inn niðurstöðurnar í gegnum „Mínar síður“ hjá HMS.

Skoðunarstofan vill fá að sjá gæðahandbókina og það sem henni tengist. Ef þú setur upp möppustrúktúr eða sambærilegt skipulag vill skoðunarstofan sjá það líka.

Skoðunarstofan getur gert athugasemdir. Það er ekki stórmál, þú lagar þær, uppfærir kerfið og sendir inn staðfestingu á úrbótum.

Skoðunarstofur gera fyrstu virkniskoðun sex til tólf mánuðum frá fyrstu skráningu. Eftir það þarft þú að láta skoða virkni kerfisins að minnsta kosti á fimm ára fresti. Skoðunarstofan metur bæði uppbyggingu kerfisins og notkun þess í verkefnum. Það er ekki nóg að vera með kerfi til staðar, þú þarft líka að sýna fram á að það sé notað.

5. Notaðu kerfið á meðan verkið stendur

Þú færð gagn af gæðakerfinu þegar þú skráir upplýsingar jafnóðum. Stofnaðu hvert verk í kerfinu og bættu gögnum við um leið og þú færð þau eða útbýrð. Kenndu starfsfólkinu hvað það á að skrá, hvar gögnin eiga heima og hver fylgir málum eftir. Starfsfólk skráir betur þegar vinnulagið er stutt og skýrt.

Skráðu innra eftirlit, úttektir og úrbætur. Vistaðu teikningar, ábyrgðaryfirlýsingar og formleg samskipti á réttum stað. Skráðu frávik, ákvörðun um úrbót og hver lauk verkinu.

Byrjaðu að safna gögnum fyrir lokaúttekt og handbók mannvirkis við upphaf verks. Þá varðveitir þú samhengi og finnur gæðagögn þegar þú þarft á þeim að halda.

Fenra er leiðin með minnstu vinnuna

Þú getur byggt kerfið sjálfur ef þú hefur tíma, þekkingu og áhuga á innleiðingunni. Veldu Fenra ef þú vilt spara þér vinnu og komast hratt í gang. Þú tekur einn fund með okkur, við sjáum um innleiðinguna og kennsluna og komum kerfinu í notkun á innan við tveimur vikum.

Eftir það heldur þú verkefnum, úttektum og skjölum á einum stað og einbeitir þér að verkunum.