Góð afhending byrjar ekki í lok verks

Afhending gagna verður oft að sérstöku neyðarverkefni í lok framkvæmda. Þá hefst leit að teikningum, vottunum, myndum, úttektum og upplýsingum sem urðu til mörgum mánuðum áður.

Þetta er ekki óhjákvæmilegur hluti af verklokum. Góð afhending byrjar strax í upphafi verks.

Skilgreindu gögnin áður en þeirra er þörf

Fyrsta skrefið er að vita hvaða gögn eiga að fylgja verkinu. Kröfurnar geta komið úr útboðsgögnum, samningi, gæðakerfi, reglugerðum eða óskum verkkaupa.

Búðu til skýra yfirsýn yfir helstu flokka, til dæmis:

• samþykktar teikningar og útgáfusögu,
• efnisvottanir og tækniblöð,
• úttektir, prófanir og staðfestingar,
• rekstrar- og viðhaldsleiðbeiningar,
• ljósmyndir af földum og fullgerðum verkþáttum.

Þegar þessi rammi er til frá byrjun verður auðveldara að sjá hvað vantar áður en það verður að vandamáli.

Skráðu ábyrgð, ekki bara möppuheiti

Mappa safnar ekki gögnum. Fólk gerir það.

Fyrir hvern gagnaflokk þarf að vera ljóst hver leggur gögnin fram, hver yfirfer þau og hvenær þau eiga að vera tilbúin. Þetta á sérstaklega við þegar margir undirverktakar og birgjar koma að sama verki.

Ábyrgð sem aðeins er rædd á fundi gleymist. Ábyrgð sem er skráð með skiladegi er hægt að fylgja eftir.

Safnaðu gögnum þegar verkþættinum lýkur

Besti tíminn til að ganga frá gögnum er þegar viðkomandi verkþáttur er nýlokinn. Þá eru réttir aðilar enn á staðnum og auðvelt að bæta við mynd, vottun eða staðfestingu sem vantar.

Ef öllu er frestað til loka verks hefur samhengi tapast. Starfsfólk getur verið farið í önnur verkefni og birgjar þurfa að leita að gögnum sem hefðu átt að fylgja afhendingu þeirra.

Haltu einni núverandi útgáfu

Óljós útgáfustýring er algeng orsök tvíverknaðar. Þegar sama skjal liggur í tölvupósti, sameiginlegri möppu og síma er erfitt að vita hvaða eintak er rétt.

Gott verklag tryggir að:

• nýjasta samþykkta útgáfa sé auðþekkjanleg,
• eldri útgáfur glatist ekki,
• breytingar hafi dagsetningu og samhengi,
• allir þátttakendur sæki gögn á sama stað.

Yfirfarðu stöðuna áður en lokaskilin hefjast

Regluleg yfirferð á afhendingargögnum þarf ekki að vera flókin. Mánaðarleg skoðun eða yfirferð við lok stærri verkþátta getur sýnt strax hvaða gögn vantar.

Þá verður lokayfirferðin staðfesting á stöðunni, ekki upphafið að gagnasöfnuninni.

Afhending er ferli, ekki lokaskjal

Fagleg afhending verður til jafnt og þétt. Þegar teikningar, vottanir, úttektir og myndir fylgja framvindunni minnkar álag við verklok og verkkaupi fær skýrari mynd af mannvirkinu sem hann tekur við.

Það sparar tíma, dregur úr óvissu og sýnir að gæðastjórnunin var hluti af verkinu frá fyrsta degi.